一，软件备份的必要性

1，  随着管理软件的普及，企业大量的信息也由以前的纸质处理存储变成电子处理存储，人们对电脑的的依赖也随之加强。

2，  现在的电脑病毒已经成为最普遍的情况，而且电脑更新速度很快。所以很难保证一台电脑能长期正常运行。

3，  为确保数据的安全，必须把数据备份放在第一重要位置。

二，软件备份的方法

1，  一定要指定专人对软件进行备份，并有人进行检查。

2，  备份时间的选择，要求每月的业务处理完毕时必须进行备份，如业务量大，要求每周或每天备份。如对电脑或软件进行维护前一定要进行备份。

3，  每次备份必须新建文件夹或文件名。对很久以前的文件可以删除，但必须确保，软件初始化完毕的备份和每月底，年底的备份和最近3-5个备份文件一定要保留。

三，备份文件的保管

1，  备份文件的保管介质一定要求双份，即本机上有一份，并在本机外的存储设备中保存一份，最好能在另一台电脑上再保存一份。

最后强调，因备份文件是在发生意外时才有可能使用，有时可能几年都用不着，但不能因此而轻视备份的重要性。